El envío de documentos con TRANSGES, ahora es demostrable

TARJ5aLa idea surgió por la consulta de un cliente. Había enviado documentación relativa a las condiciones de una carga desde TRANSGÉS a un colaborador, y este negaba haberla recibido dentro del plazo. Su pregunta se centraba en la posibilidad de demostrar que había cumplido con el envío de la documentación en fecha y hora prevista, y que por tanto la responsabilidad de no recibirlo era del colaborador, o del servidor de correo de este.

En esta situación un acuse de recibo no soluciona las cosas. Cualquiera de nosotros puede abrir un correo y leer la documentación adjunta sin necesidad de activar el envío del acuse. Y demostrar que el programa había enviado el correo tampoco era una solución, ya que el servidor de correo con el nombre de dominio del cliente, puede haber caído.

La cuestión es demostrar de forma indudable que el correo ha sido enviado, y alejar la responsabilidad de nuestra parte y de nuestras instalaciones.

Como solución, hemos instalado en TRANSGÉS 17.2, un sistema que permite definir cuentas de correo testigo ocultas para cada usuario. Esto implica que además de los destinatarios que indique el usuario, se enviará una copia oculta a esta cuenta testigo. Y si el correo llega a esta cuenta testigo, será una prueba concluyente de que la documentación habrá sido lanzada por el programa, enviada al servidor de hosting de correo, y que este la habrá enviado a todos los destinatarios, incluyendo la dirección testigo.

El objetivo es demostrar que la documentación fue enviada y además recibida haciendo el circuito completo emisor -> servidor saliente -> servidor entrante -> receptor. La prueba es el mensaje recibido en la cuenta testigo dentro del plazo, incluyendo la lista de los demás destinatarios a los que también debería haber llegado ese mismo mensaje. Y si eso no ha sido así, inequívocamente el problema debe estar en la parte servidor entrante-receptor.

Este sistema además, configurable en TRANSGÉS sólo por parte de los usuarios con máximo nivel de acceso, y no visible en el resto de la aplicación para el resto de usuarios, permite ser usado como seguimiento interno de los correos de todos los usuarios. Ya que al hacerse una copia oculta de los envíos en estas cuentas testigo, se pueden utilizar estas como diario de transmisiones de todos los correos de todos los usuarios desde TRANSGÉS.